このようなお悩みはありませんか
- 運営指導の通知が届いたが何から確認すればよいか分からない
- 訪問看護計画書と看護記録・訪問記録の整合性が不安
- 介護保険と医療保険の記録・請求区分が正しいか確認したい
- 特別管理加算・緊急時訪問看護加算の算定根拠書類が揃っているか不安
- 勤務表と実際の訪問実態が一致しているか確認したい
- 看護師・准看護師の配置要件を正しく満たしているか不安
訪問看護の運営指導で確認されやすいポイント
運営書類
- 重要事項説明書・契約書・運営規程
- 苦情・事故・ヒヤリハット記録
- 感染症・BCP関連書類
個別ファイル
- 訪問看護計画書・報告書
- 看護記録・訪問記録の整合性
- 主治医への連絡・指示書
加算要件
- 特別管理加算の算定根拠
- 緊急時訪問看護加算の記録
- 看護・介護職員連携強化加算
職員配置
- 看護師・准看護師の配置基準
- 勤務表と実態の一致確認
- 資格証・雇用契約書の整備
よくある指摘事例
- ！訪問看護計画書の内容が主治医の指示と一致していない
- ！看護記録の記載内容が不十分・未記入がある
- ！介護保険と医療保険の二重請求・区分誤りがある
- ！緊急時訪問看護加算の算定要件（24時間対応体制）の証明書類がない
- ！主治医への報告記録が不十分
訪問看護の運営指導（実地指導）とは
運営指導は、行政が事業所を訪問し、人員・設備・運営の基準や報酬の請求が適正に行われているかを確認し、必要な助言・指導を行うものです。以前は「実地指導」と呼ばれていましたが、介護保険では2022年度の指針改正で「運営指導」に名称が変わりました。
訪問看護ステーションは、介護保険の利用者については都道府県・市町村による運営指導の対象となり、医療保険の利用者については地方厚生（支）局による指導の対象にもなります。介護保険と医療保険の両方の利用者がいる事業所では、どちらの保険で訪問したかの区分と、それぞれの記録・請求の整合が特に確認されます。
運営指導と監査の違い
| 運営指導 | 適正な運営を確認し、助言・指導を行うことが目的です。定期的に実施され、指摘事項には改善報告で対応します。ただし、報酬の算定要件を満たしていないことが分かると、過去に遡って返還を求められることがあります。 |
|---|---|
| 監査 | 基準違反や不正請求などが疑われる場合に行われます。事実確認の結果によっては、改善勧告・改善命令、指定の効力停止や取消しなどの行政処分につながることがあります。運営指導の場で重大な問題が見つかり、監査に切り替わる場合もあります。 |
運営指導の流れ
- 通知が届く：多くの場合、実施日の1か月前程度までに、日時と事前に提出する資料が通知されます（自治体によって異なります）。
- 事前提出資料の作成：勤務形態一覧表、利用者一覧、加算の算定状況などを指定された様式で提出します。
- 当日の確認：管理者へのヒアリングと、書類・記録の確認が行われます。利用者の記録は抽出して確認されることが一般的です。
- 講評・結果通知：当日の講評の後、文書で結果が通知されます。
- 改善報告・返還対応：指摘事項があれば改善内容を報告します。算定要件を満たしていない加算があれば、自主点検と返還が求められることがあります。
訪問看護の運営指導で準備しておく書類一覧
| 区分 | 主な書類 |
|---|---|
| 指示・計画・報告 | 主治医の訪問看護指示書（有効期間内か）、特別訪問看護指示書、訪問看護計画書、訪問看護報告書、主治医への提出記録 |
| 記録 | 訪問看護記録書（訪問日時・提供時間・担当者・実施内容）、サービス提供記録、利用者・家族への説明と同意の記録 |
| 契約・運営 | 重要事項説明書、契約書、運営規程、個人情報の利用同意書、苦情・事故の記録と対応経過 |
| 人員 | 勤務表・出勤簿、看護職員の資格証の写し、雇用契約書、常勤換算の計算根拠、管理者の勤務実態 |
| 加算の根拠 | 緊急時訪問看護加算の24時間対応体制の届出と連絡体制、特別管理加算の対象となる状態の記録、初回加算・退院時共同指導加算などの算定根拠 |
| 体制整備 | 業務継続計画（BCP）、感染症対策の指針・委員会・研修の記録、虐待防止の委員会・指針・研修の記録、ハラスメント対策 |
特に確認されやすいのは、指示書の有効期間と計画書・記録の内容がつながっているか、勤務表に記載された看護職員と実際の訪問担当者が一致しているか、加算を算定した月にその要件を満たす記録があるかの3点です。
訪問看護の運営指導に関するよくある質問
Q. 訪問看護の運営指導はどのくらいの頻度で行われますか？
A. 介護保険の指針では、居宅サービスは指定の有効期間（6年）内に少なくとも1回行うことが目安とされています。実際の時期は自治体の計画によって異なり、医療保険の指導は別の枠組みで行われます。
Q. 看護記録はどこまで書いていれば指摘されませんか？
A. 訪問日時、提供時間、担当した職員、実施した看護の内容と利用者の状態が、計画書の内容と対応していることが基本です。記録が計画とつながっていないと、提供したサービスの根拠が説明できず、報酬の返還につながることがあります。
Q. 介護保険と医療保険の区分を間違えていた場合はどうなりますか？
A. 本来請求すべき保険と異なる請求があった場合は、過誤調整や返還が必要になることがあります。運営指導の前に、要介護認定の有無、特別訪問看護指示書の期間、対象となる疾病等の該当状況を利用者ごとに点検しておくことが大切です。
Q. 通知が届いてから準備しても間に合いますか？
A. 間に合わせることはできますが、記録の不足は後から作ることができないため、通知を待たずに日頃から自主点検しておくのが理想です。通知が届いた段階でも、優先して確認すべき書類を絞り込めば、限られた期間で準備を進められます。