「運営指導の通知が届いた。何から手をつければいいか」——そう悩む事業所の方に向けて、この記事では運営指導の事前準備で確認すべき項目を分野別にまとめたチェックリストを提供します。通知から当日までの限られた時間を有効に使ってください。
事前準備の基本的な考え方
運営指導の事前準備で大切なのは、「完璧に仕上げること」ではなく、「現状を正確に把握し、重大な不備を解消すること」です。書類を急いで作り直したり、実態と異なる記録を作成したりすることは、かえって事態を悪化させます。
通知を受けたら、まず落ち着いて以下のチェックリストに従い、現状を確認するところから始めてください。不備が見つかった場合でも、軽微なものは当日までに対応し、対応できないものは当日正直に説明することが最善の対応です。
チェックリスト① 契約・重要事項説明書類
- □ 全利用者の重要事項説明書に最新の情報が記載されているか
- □ 法改正・事業所変更後に重要事項説明書を改訂し、利用者（または家族）に説明・署名を得ているか
- □ 利用契約書・個人情報同意書に利用者（または家族）の署名があるか
- □ 契約書の内容が現在の運営実態と一致しているか
- □ 解約・終了した利用者の書類も適切に保管されているか（原則5年）
チェックリスト② サービス提供記録・ケア記録
- □ 直近3〜6か月分の記録に記載漏れ・未署名がないか
- □ 支援日時・担当者名・提供内容が具体的に記載されているか
- □ 訪問介護・居宅介護の場合、利用者の確認署名（または押印）があるか
- □ 記録の内容が個別支援計画（または介護計画）の内容と一致しているか
- □ 計画にない支援を提供した場合、その理由が記録されているか
チェックリスト③ 個別支援計画・介護計画
- □ 全ての利用者に有効な計画書が存在するか（計画期間が切れていないか）
- □ アセスメント記録→計画書作成→利用者への説明・同意→実施→モニタリングの流れが書類で確認できるか
- □ モニタリング記録が定期的に作成されているか（居宅介護支援：原則月1回）
- □ 計画の見直しが適切な時期に行われているか
- □ 利用者・家族の署名または同意の記録があるか
チェックリスト④ 加算関連書類
- □ 現在算定している加算の一覧を把握しているか
- □ 処遇改善加算・特定処遇改善加算・ベースアップ等支援加算の計画書を提出済みか
- □ 前年度の処遇改善加算の実績報告書を期限内に提出済みか
- □ 職員への加算内容の周知記録（説明会の出席簿・配布資料等）があるか
- □ 賃金改善の実績が確認できる書類（給与明細・賃金規程の改定記録等）があるか
- □ 算定している各加算の要件（体制、研修、記録等）を満たしているか
チェックリスト⑤ 職員配置・勤務体制
- □ 過去1年間の勤務実績（シフト表・出勤簿）を保管しているか
- □ 勤務実績が法令上の人員基準を常時満たしているか
- □ 指定申請時・変更届の内容と現在の勤務体制が一致しているか
- □ 資格証のコピーを職員ごとに保管しているか（介護福祉士・社会福祉士・サービス管理責任者など）
- □ 管理者が常勤専従の要件を満たしているか（または兼務規定の要件を満たしているか）
チェックリスト⑥ 運営体制・研修・委員会
- □ 身体拘束廃止・虐待防止の指針・マニュアルを整備しているか
- □ 身体拘束廃止委員会・虐待防止委員会を定期的に開催し、議事録があるか
- □ 年1回以下の虐待防止・身体拘束廃止に関する職員研修を実施し、記録があるか
- □ 苦情受付の体制（窓口・記録様式）を整備し、利用者に周知しているか
- □ 事故発生時のマニュアルがあり、事故記録を保管しているか
- □ BCP（業務継続計画）を策定しているか（2024年度から義務化）
当日に持参する書類の準備
事前通知に記載された書類リストを必ず確認し、漏れなく準備してください。一般的に求められることが多い書類は以下の通りです。
- 法人の定款・登記事項証明書（写し）
- 指定申請書・変更届の控え
- 各種運営規程・就業規則
- 直近の勤務実績・シフト表
- 利用者台帳・契約書・重要事項説明書（全員分または抽出分）
- 個別支援計画・介護計画・モニタリング記録（抽出分）
- サービス提供記録（抽出分）
- 加算関連書類（計画書・実績報告・周知記録）
- 各種委員会・研修の記録
よくある質問
Q. 通知から当日まで2週間しかありません。全部間に合いますか？
A. 2週間あれば、記録の漏れの補完・書類の整理・確認は十分に行けます。ただし、ゼロから書類を作成したり、実態と異なる記録を作ることは避けてください。対応できない部分は当日正直に説明することが大切です。
Q. 書類の量が多くて何から手をつければよいかわかりません。
A. 優先度の高い順に取り組んでください。①重大な不備（人員基準違反・無届け変更等）の確認と解消、②加算の算定根拠書類の確認、③サービス提供記録の記載漏れ補完、の順が効果的です。
Q. BCP（業務継続計画）の策定が間に合っていません。
A. 2024年度から義務化されているため、未策定の場合は指摘されます。当日までに基本的な内容（感染症・災害時の対応手順）を文書化しておくことをお勧めします。
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